スケジュール管理のための4つの視点

まず、社員全員が把握しておく必要のあるスケジュールを共有せねばなりません。
来客やミーティングが重なって、会議室の使用がブッキングしてしまっては大変です。

そこで利用しているのがウェブ上で共有できるカレンダー。
G○ogleのカレンダーを使っています。




その日の時間ごとに管理ができる優れものです。
枠の位置や長さで視覚的に予定がわかるので、ぱっと見て一日の大体の流れを把握できます。
ギッシリの日はてんてこ舞い。

このように、会社全体のスケジュールを、俯瞰的に理解しておくことは大切です。
とくに新入社員としては、会議室の準備や電話の取り次ぎなど、
「いつ、誰が、どこで」を知っていなければならない場面が多いので、チェックは欠かないものです。

また、CM事業部内での仕事の多くは、基本的に一人で行うものではありません。
チームを作って、協力して作業を行っていくのです。

そのためには、チーム内のスケジュール管理が必要ですし、仕事の進行状況も把握できるようになっているとなおよいです。

そこで導入されたのがスプレッドシート。これまたGo○gleのサービスを使っています。
実はすぐ近くの同じ高さにオフィスがあるGoogl○、ありがとう！




大体こんな感じで、一つの仕事が終わるまでの予定を書き込み、
同時に作業の流れも記録しています。

こうして、スケジュールにおいての時間ではなく、項目としての仕事に軸を置くと、管理がしやすい部分もあります。

さらに、CM事業部には以前こちらの記事でご紹介したホワイトボードがあります。




このホワイトボードで、CM事業部内の各人の日ごとの予定がわかるようになっています。
全体のものとは違って、個人の予定が1列に並んでいるので、よりそれぞれのスケジュールをつかみやすいです。

やけにスカスカに見えるのは、終わったものから消していっているため。
ToDoリスト的な意味合いもあるのです。

こういった形で、この一週間、自分が何をやるべきかにフォーカスすることで、
その中の1日1日をどのように使っていくかを計画していくことができます。

そして、その1日にやることを具体的に決めて書いておくと、
流れでだらだら作業するのではなく、意識的に行動することにつながります。

そのために私が机に片隅に置いているのがこれです。




毎朝始業前、この小さなホワイトボードに、一日の自分のスケジュールを時間ごとに区切って書いていくのです。

こうやって自身に向けて宣言しておくことで、セルフコントロールをします。
たまに途中で書き換えたりすることはまあ、その、柔軟に。

…ともあれ、一日はあっという間に過ぎていってしまいます。
時間を有効に使うためにも、このようなミクロな視点でスケジュールを決めるのは効果的でしょう。

以上、スケジュール管理の4つの方法をご紹介しましたが、
一番大切なことは、このように複数の視点からスケジュールを確認するということです。
先の見通しを立てて行動していくためには、近視でも遠視でもよくないのです。

みなさんもぜひ、多面的なスケジュール管理を試してみてはいかがでしょうか。