iPhone・スマホ

新入社員が最低限知っておきたい仕事で使える3つのスマホ活用術

「仕事には慣れたけど、効率化って難しい…」
「スマホってついつい見ちゃうんだよね…」

毎日の業務を、もっと速く質の高いものしたいですよね。

実はそれ、スマホで叶えられるんです!

今回は『メモの変態が手帳をスマホに変えた理由 20年間手帳を使い続けてきた経営コンサルタントが教えるずるいスマメモ術』の著者である、堀越吉太郎さんにスマホ活用術を解説していただきます!

せっかく肌身離さず持っているスマホを、仕事に活かしませんか?

1.なぜスマホを今すぐ仕事で活用した方がいいのか?4つの理由!

まずは、なぜ仕事にスマホを活用するべきなのか?について、4つの理由を解説します。

  1. 常に肌身離さず持っていること(いつでもすぐに取り出せること)
  2. 保存機能
  3. 検索機能
  4. 集中できること

①常に肌身離さず持っていること(いつでもすぐに取り出せること)

スマホの一番の特長は何だと思いますか?

それは「常に肌身離さず持っていること」です。

移動中の電車の中でも、車の中でも、食事中でも、ベッドの中でも、トイレの中でも、スマホと一緒ではないでしょうか?

つまり、お風呂に入るとき以外は、いつも一緒なのです。

肌身離さず持っているということは、いつでも、どこでも使える状態にある、ということでもあります。

それほどまでに、毎日の生活になじんでいるスマホなら、使いこなさないともったいないですよね。

②保存機能

アナログの時代には、メモするたびに手帳やノートがどんどん増え、書棚や倉庫がどんどんあふれていったのです。

当時は私自身も、ノートや本や資料があふれまくり、書庫を作ろうか、新たに倉庫を借りようか、と真剣に考えたほどでした。

しかし、今では「Dropbox」などのクラウドの進化により、物理的なスペースを使うことなく、情報をデータとしてどんどん保存できるようなりました。
まさにクラウドさまさまです。

そして、スマホはこのクラウドへの保存機能がどんな機器よりもすぐれていると思います。なんといったって、常に肌身離さず持っているのですから。

いつもクラウドへの入り口を携帯しているようなものなのです。そう考えると、スマホの形がクラウドに通じるドアのように見えてきませんか?

また、軽くて、いろいろなアプリが1台で使える、という点でもクラウドとの相性はバッチリです。

③検索機能

アナログの時代に最も大変だったのが、メモした情報を見つけることでした。

昨日、今日のメモならまだしも、数週間前や数か月前のものになると、もうどこに書いたのか覚えていない。

探す手段はただひとつ。
おぼろげな記憶を頼り、ひたすら過去のメモを当たるだけです。

「メモ」を探すのに「記憶」に頼るっていうのが、そもそも変ですよね(笑)

読んだ本の記録ひとつ取ってみても、「美術」や「日本文学」「西洋文学」などのジャンル別に分け、さらにそのなかで著者別にするなど、とにかく大変でした。

『日本と西洋の文化史』なんて本があったらどのジャンルに入れるかで相当、迷いますよね。

結論からいえば、どの記録・分類法も一長一短で、画期的な解決策といえるものはなかったように思います。

ところが、スマホならデジタルデータ化されているため、タイトル名などで検索すれば、
瞬時に、欲しい情報にアクセスできるのです。

簡単に検索できるということは、わざわざ、記録する際に分類する手間もなくなる、ということ。
これだけでも画期的なことだと思います!

④集中できること

「集中力がない」という人って、よくいますよね。

でも、スマホを見ている時は、誰でも、すごく集中しているように思いませんか?

チャット、メール、ゲーム、SNS、動画など、みんな熱心に見ています。

周囲の目を気にすることなく「ながらスマホ」に集中している人たちが、みんな「集中力のある人」だとは到底思えません。

なぜか、みんなスマホをやる時だけは、集中力がアップしているように思います。

多くの虫や動物たちは、光により集まる習性がありますよね。

それと同じように、私たち人間も、スマホのような光に引き寄せられる習性があるのかもしれません。

スマホの光にも、なにか人の心を引きつけ、集中力を増すような効果があるのかもしれません(生物学的な根拠があるわけではありませんが)。

とにかく、ほかのツールではやる気が起こらない方でも、スマホなら集中できる、という人は多いのではないでしょうか?

いつも使い慣れている分、扱うにあたっての抵抗も少ないはずです。日常的にメモや読書や勉強などの癖をつけるには、やはりスマホは最適な道具だといえそうです。

2.今さら聞けないスマホで最低限知っておきたい機能

次に、スマホを使っているのなら、絶対に知っておきたい基本的な機能について解説していただきます。

新社会人のみなさんでも、使いこなせる簡単な機能だけを紹介しますので、ぜひ今日から活用してくださいね!

  • アプリ、データの整理機能
  • 文字入力機能

アプリ、データの整理機能

ホーム画面の分類機能

最初に開くホーム画面は、見やすく分類しておきましょう。

分類には時間もかかりませんし、一度やってしまえば、以降の作業がグ~ンと楽になります。

やり方は簡単です。
アプリを長押しすると、「ホーム画面を編集」という表示が出てきますので、そこをクリックします。

すると、アプリを指で移動することができるようになります。

また、順番を変えるだけでなく、アプリとアプリをくっつけて新しいファイルをつくることもできます。

新しいファイルには、わかりやすいタイトルをつけましょう。たとえば、アマゾンのキンドルやiPhoneのブックアプリなどをまとめたアプリ群には、「書籍」というタイトルをくっつける、といった具合です。

データを軽くする機能

複数のアプリが開いたままだと、スマホのデータが重くなり、動作が遅くなる場合があります。

いつでも軽快に使えるように日頃から、アプリなどのデータは軽くしておきましょう。

iPhoneの場合は、ホームボタンを2度押すと、アプリの履歴が表示されますので、不要なアプリを上にスワイプし、終了させます。

Androidの場合は、ホーム画面から右下の四角い「起動中のアプリ一覧」を開き、使用しないアプリを上にスワイプして消すと、アプリが終了します。

また、ダウンロードしたものの、ほとんど使っていないアプリもあると思います。

一定期間(2ヶ月くらい)使っていないアプリは削除しましょう。必要になったら、またダウンロードすればよいだけです。

コントロールセンターのカスタマイズ機能(iPhone)

コントロールセンターを使うと、よく使う機能にすぐにアクセスできるようになります。

コントロールセンターは、下部を指でスライドすると出てきます。

ここに「フラッシュライト」や「計算機」「低電力モード」などのよく使う機能、あると便利な機能をまとめておくことができるのです。

「設定」→「コントロールセンター」→「コントロールをカスタマイズ」の順に選択します。
最後に必要な機能を選んで、追加します。

文字入力機能

フリック入力機能

文字入力は、スマメモの基本中の基本。

毎日やることですので、ここが非効率ですと、毎日無駄な時間を使うことになります。

すばやく入力するには、音声入力をお勧めしますが、声が出せない場面もありますので、それ以外の入力方法に慣れておく必要があります。

スマホにはいくつかの入力方法がありますが、私はフリック入力を使っています。

フリック入力は親指をすばやく移動させて文字を入力するスマホ特有の入力方法です。

是非マスターしておきましょう。

音声入力

親指を使ったフリック入力よりさらに早いのが音声入力です。

パソコンのブラインドタッチより速く入力できます。

使い方は簡単です。
左下にある「音声入力ボタン」を押して、音声を吹き込むだけです。

「改行」というと改行でき、「マル」というと「。」がつきます。

OCR入力(画像データの文字化)

さらに最近は音声入力よりも速い入力方法が出てきました。

文字の画像データがある場合に限られますが、音声入力よりも速いのが「OCR入力」です。

「OCR」とは「光学文字認識(Optical character recognition)」のことで、写真で撮った文字をテキストデータに変換する機能のことです。

要は「画像データの自動文字起こし機能」のことで、たとえば名刺を写真に撮れば、それがテキストデータに変換されるというわけです。

通常、写真では検索ができませんが、テキストデータになれば検索等が自由にできるようになります。

OCRは、現在では非常に発達していて、手直しも少なく、しっかりとした文章で出て
くるようになっています。

私が使っているOCRのアプリは「一太郎Pad」です。

使い方は、下部のカメラのマークをクリックして、カメラで名刺などを直接撮影するか、既に撮ってある写真から文字起こししたい部分を選択するだけで、テキストデータ化されます。

ただし、多少の手直しは必要になります。

また文字列の状態によっては、かなり文字起こしされる場所がずれる場合があります。

その場合は、行ごとに写真を撮るなどピンポイントに文字起こしした方がよいでしょう。

3.あなたの集めた情報が一生涯の知的な財産になる方法

最後に、堀越吉太郎さんが実際に利用している情報収集方法を解説していただきます。

ウェブニュースを活用しやすい形でメモしよう

ここでは私が実際に行っているウェブニュースからの情報収集方法をご紹介します。

情報元としては、「Yahoo!ニュース」や「ニューズピックス」という経済ニュースのキュレーションサービスを使っています。

「ニューズピックス」には有料のものと無料のものがありますが、有料でも1,500円くらいです。

「Yahoo!ニュース」をチェックしているのは、日本で最も読まれているウェブニュースのサイトで、影響力が大きいからです。

Yahoo!ニュース

「Yahoo!ニュース」で気になった記事があった場合は、その記事をiPhoneのメモに貼り付けておきます。

やり方は右上に上矢印のマークが出てくるので、そこをクリック、次に保存する場所(iPhoneなら『メモ』)を選択。たった、これだけです。

後で検索できるように「日付」と「タイトル」をつけておきましょう。

「Yahoo!ニュース」の場合、一定期間が過ぎるとURLのリンクが無効になってしまうので、大事な情報の場合は元のサイトへ行って同様の方法で保存しておきましょう。

とはいえ、たとえ必要になった記事が「Yahoo!ニュース」上でリンク切れになってしまったとしても、タイトルをメモさえしておけば、後からGoogleなどで検索して、元記事を見つけることも可能になります。

ニューズピックス

一方、「ニューズピックス」には独自の保存機能があり、サイト上で記事が保存できます。

「Yahoo!ニュース」と「ニューズピックス」で一番活用しているのは「コメント」欄です。

「コメント」とは、各ニュースに対して読者が直接意見や感想などを入力できる機能のことです。

これが大変参考になります。
一般の人がどのように感じているかを知ることができるからです。

また、「ニューズピックス」には多くの著名人がコメントを寄せているので、大変参考になります。

そして、あなたがスマホに集めたメモは、なくなることなく残り続け、いつでもどこでもすぐに取り出せます。

つまりあなたの一生涯の知的な財産になるのです。

寄稿者紹介

堀越吉太郎(Horikoshi Kichitaro)
東京都生まれ。経営実践家、作家、選書する書店フォルケ店長。

 

 

主な著書

「メモの変態が手帳をスマホに変えた理由」(小学館集英社プロダクション)

「ガーバー流社長が会社にいなくても回る仕組み経営」(KADOKAWA/中経出版)

「起業したい人への16の質問」~ガーバー流事業計画書のつくり方~(秀和システム)

〜現代ネットワーキングの父Dr.マイズナー流〜「口コミを生むためにやるべき16のこと」
(秀和システム)