【円滑な会議を!】ファシリテーションのすすめ

【円滑な会議を!】ファシリテーションのすすめ 2021.04.14

    Writer:りゅせ

会社や学校の会議で、

「たくさんの人が集まったのに、参加者が沈黙して意見や案が出てこない」

「時間を過ぎてもダラダラ話してしまい、まとまらない」

「意見の出し合いで終わってしまい、結論を出せずに持ち越しになる」

といった経験はありませんか?


これらは多くの企業で見られる会議やミーティングの課題です。

ファシリテーションスキルはこれらの課題を解決するための重要なスキルです。

東晶貿易でも実践していますが、とても奥が深く興味深いと感じたので、皆さんにも ファシリテーションとは何か、基礎から解説していこうと思います!

ファシリテーションとは

ファシリテーションとはどういうものなのでしょうか?

ファシリテーションと聞くと、司会や進行役のイメージを持たれる方が多いと思います。

私も最初はそんなイメージを持っていました。

しかし、司会や進行役とファシリテーションでは、本質的に異なるものです。

ファシリテーションとは、会議やミーティングの場において集団の活動が円滑に進むように、また、質の高い意思決定を導くための方法です。

司会や進行役はファシリテーションの一部に過ぎません。

集団での相互作用を促進し、成果を生み出すのがファシリテーションなのです。

ファシリテーターの役割

ファシリテーターが知っておくべき4つのファシリテーションスキルについて紹介していきます!


ファシリテーションスキルは、以下の4つの基本的なスキルがあります。

  • 場をデザインするスキル(共有
  • 対人関係のスキル(発散
  • 構造化のスキル(収束
  • 合意形成のスキル(決定

「場をデザインするスキル」

「場をデザインするスキル」とは、ミーティングや会議の場を作り、意見や案を引き出すためのルールや雰囲気を作ったり、議論を活性化させる力です。

ファシリテーターは参加者が持っている情報や意見を引き出すために、発言しやすい空間作りが必要になるので、開始前にアイスブレイクを挟んで場を和ませたり、発言に関するルールを設定するなど適切に対応しましょう。


「対人関係のスキル」

「対人関係のスキル」とは、相手の意見をしっかり受け止め、アイデアを引き出す力です。

質問や傾聴を用いて会議に参加している人が意見を言いやすい環境を作り、発散します。

人によって立場や価値観が違い、発言に控えめになっている参加者もいるでしょう。

発言者に対し、積極的に傾聴姿勢をとることで意見を引き出し、共有していくことで場の活性化に繋げていくことができます。


「構造化のスキル」

「構造化のスキル」とは, 対立する意見をかみ合わせたり、出てきたアイデアをまとめる力です。

参加者から様々な意見を引き出し、「発散」をした後は、出てきた意見をまとめ、全員の合意に導いていく「収束」を行います。

様々な背景や考え方を持つ人が参加する会議で、全員が完全に賛成することはなかなか困難ですよね。

ファシリテーターは正解を探すのではなく、全員が納得、合意できる落としどころを探す意識を持ちましょう。

口頭のみでの議論は論点を見失ってしまうことに繋がるので、ホワイトボードなどを用いて、出てきた意見をわかりやすくまとめながら合意できる落としどころをわかりやすく整理していくことが必要です。


「合意形成のスキル」

「合意形成のスキル」とは、会議の参加者が全員納得できる状態でまとめる力です。

最後の合意形成の段階では、意見の対立が生まれることもあるでしょう。

対立が生まれたとき、ファシリテーターは対立に介入し、両者が妥協できる点を探したり、参加者が納得できるまで対立する意見の根拠を聞き出すなどして合意形成を図る必要があります。


以上の四つの基本的なファシリテーションスキルは、いきなり全て実践するのは難しいですが、準備できることはいくつかあります。

まずは「場をデザインするスキル」から実践してみましょう!

ファシリテーションのコツ

ここからはファシリテーションを実践する際のコツについて紹介していきます!

アイスブレイクを用いる

まずはいい雰囲気、話しやすい雰囲気を作るにはアイスブレイクという手法を用います。

アイスブレイクとは、自己紹介などをして緊張をほぐしたり、話しやすい雰囲気を作り、積極的に会議に参加してもらえるよう働きかけるものです。

アウトプットする

会議が始まり、意見を求めても、なかなか手が挙がらなかったり、沈黙してしまう場合もあると思います。

そのような場合は紙を各自に配り、アイデアを書き出してもらう方法がおすすめです。

また、指名されたら発言する、一人一回は発言するなど、会議の初めに質問に関するルールを設定することもお勧めです。

意見を可視化する

前述したとおり、出てきた意見をホワイトボードなど全員が見やすいところに書いていくことで意見を整理しやすくなります。

意見を可視化することで、アイデアから新しいアイデアが派生しやすくなるというメリットもあります。

ブレインストリーミングを用いる

「合っているかわからない」と発言を躊躇してしまうケースも多いと思うので、そのような場合はブレインストリーミングを取り入れてみましょう。

ブレインストリーミングには以下のルールがあります。

  • 出た意見を否定しない
  • 質より量を意識する
  • 自由に、平等に

このブレインストリーミングであれば、発言できなかった人も発言しやすいですし、たくさんアイデアが出ることによって素晴らしいアイデアが生まれる可能性もあります!

ぜひ取り入れてみましょう!

東晶貿易で一緒に働きませんか?

ここまでファシリテーションについて紹介しましたが、いかがだったでしょうか!

東晶貿易ではファシリテーション研修という研修を実施しており、ファシリテーターを決めて実践する、という研修があります!

私自身、最近までファシリテーションは司会や進行役のようなものという認識でした。

実際にファシリテーターとして会議に参加してみると、なかなかうまく会議を進められず難しいと感じたのが率直な感想です。

しかし同時にそれほどファシリテーターは重要な存在であるとわかりました。

このように研修が充実しているという魅力も私が東晶貿易に入った理由の一つです!

また、弊社は六本木グランドタワーの38階にあるのでオフィスからの眺めがとても綺麗な点も魅力です。

弊社は随時採用活動を行っていますので、おしゃれで綺麗なベンチャー企業でバリバリ働いて活躍したい!という方はぜひご応募お待ちしております!

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