働き方改革にともなく各種法案の改正によって、短時間で効率よく業務を進めていくことが求められている時代になりました。
より高い成果を短時間で出すために、様々な施策や方法を取り組んでいる企業も多いですが、実際にどのツールを採用すればよいか迷ってしまいませんか。
そこで今回この記事では、仕事の生産性を上げる業務効率化ツールを特徴とあわせて解説していきます。
業務効率化ツールの導入を検討している人は、ぜひ参考にしてください。
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業務効率化ツールを導入する4つのメリット
業務効率化ツールを導入する事で、企業は4つのメリットを手に入れることができます。
4つのメリットは以下の通りです。
- 企業コストの削減
- 社員の生産性向上
- 人材不足の向上
- ワークライフバランスの向上
それぞれを詳しく見ていきましょう。
コストの削減
業務効率化ツールを導入することで、企業のコストを削減することができます。
業務効率化ツールは、金銭的なコストだけでなく時間的なコストを削減することができます。
無駄を減らして、業務を効率化することで時間的余裕を生み、ミスが減り、生産性が上がるというよい循環を生むことができます。
社員の生産性向上
業務効率化ツールを導入することで、社員の無駄な時間を減らし、その社員が持っている100％のポテンシャルを有効活用することができます。
100％のポテンシャルを引き出すことで、生産性を向上することが可能です。
人材不足の向上
2人がかりでやる必要があった作業も、業務効率化ツールを用いることで、1人で対応することができるようになるので、人材不足の企業でも任せられたミッションをすべて達成することができます。
人的リソースが足りない企業であればあるほど、業務効率化ツールを導入することで、作業時間を短縮しより大きな成果を生み出せます。
ワークライフバランスの向上
生産性が向上すれば、労働時間を短縮することができます。
仕事とプライベートのバランスをうまく取ることができるので、ワークライフバランスの向上を図れます。
ワークライフバランスが向上すれば、さらに社員の作業効率化を見込むことができます。
業務効率化ツールを選ぶ際の3ステップ
業務効率化ツールを選ぶ際は、以下の3ステップです。
- 問題点・課題の明確化
- ユーザーインターフェースは使いやすいか
- 少ないコストで導入できるか
それぞれを詳しく見ていきましょう。
①問題点・課題の明確化
どの業務効率化ツールを導入するかを検討する前に、企業の問題点・課題の明確化をすることが大切です。
問題点・課題の明確化ができれば、それをどうすれば解決できるか考えることができます。
他社の導入実績や事例を見ることも大切ですが、自社が何を目指すかが最も大切です。
また、社員から問題点を聞き取る際は、社員と経営陣の距離感も重要です、社員が負担に感じていることを改善できなければ業務効率は図れません。
社員が経営層に問題を伝えられる良好な関係を構築するようにしましょう。
②ユーザーインターフェースは使いやすいか
業務効率化ツールを導入する目的は、無駄な作業を省き業務を効率よく行うためです。
ユーザーインターフェースが悪い業務効率ツールを導入する場合は、それに慣れるまでに業務効率が悪くなったリ、ツールの教育コストがかかってしまいます。
使いやすいツールを選定し導入することが業務効率化ツールを導入する際は、大切です。
豊富な機能があっても、すべてを利用することができなければ宝の持ち腐れ状態になってしまいます。
③少ないコストで導入できるか
企業の問題点・課題を明確化し、ユーザーインターフェースが良いツールを選定することができても、実際に利用してみたら合わないなんて可能性もあります。
そのため、無料トライアルや少ないコストで導入できるかどうかを確認しましょう。
実際に自分の手で利用して、使い勝手が悪くないかを確認することが大切です。
また、自社ないですでに利用しているサービスとの互換性がどうかもここで合わせて確認するようにしましょう。
業務効率化におすすめなツール5選
業務効率化におすすめなツール5選は以下の通りです。
- Chatwork
- OfficeBot
- WILLOF
- backlog
- CLOUDSIGN
どのサービスも様々な面で業務の効率化を図ることができます。
それぞれを詳しく見ていきましょう。
Chatwork
Chatworkは社内SNSの1つです。
メールでのやり取りをチャットの様な形で利用することができるので、社員同士のコミュニケーション強化を図ることができます。
リモート勤務などで、出社せずに自宅で作業をしていると社員間の距離感が離れてしまいますが、Chatworkを用いることで、離れていても気軽にコミュニケーションをとって作業することが可能です。
無料で利用できるコースもありますが、ビジネスで利用する場合は有料プランの導入がおすすめです。
OfficeBot
OfficeBotはAIが質問を自動で予測して回答を出すチャットBotサービスです。
独自開発のAIが、事前に登録されたFAQを元に想定質問を数十倍に自動拡張することで、ユーザー(社員)の自己解決力を劇的に改善することができます。
また、無料で自動翻訳することも可能で、「英語」・「中国語(簡・繁)」・「韓国語」に対応しています。
高精度のAIを用いているため、ログ情報を分析することで要望や施策の改善点をデータで「見える化」することが可能です。
無料でデモを体験することができるので、導入を検討している人は試してみましょう。
WILLOF
業務を自動化することができるサービスの一つです。
RPAの導入を支援してもらえるだけでなく、RPAを活用できる人材の派遣や紹介にも対応しています。
社内でRPAに対応できる社員がいない場合は、WILLOFを利用することで、繰り返し行う作業を自動化することができます。
Backlog
Backlogは、タスク管理をすることで業務効率化を図るツールです。
プロジェクトの進行をガントチャートで表示することができるため、各作業の担当者や完了予定期日を一目瞭然にすることができます。
各メンバーの作業の進捗状況をしっかりと確認することで、必要な箇所に必要なメンバーを割振りプロジェクトを効率よく進めることが可能です。
無料トライアルもあるため、ちょっと気になるという企業でも気軽に導入することができるのでとてもおすすめです。
CLOUDSIGN
ペーパーレス化することができるツールです。
他社との契約書や社内稟議書などをクラウド上で確認することができ印刷の手間を省き、紙で管理する必要がないので管理作業をなくすことができます。
日本の弁護士が監修している電子契約ツールのため、契約書の不備や漏れの心配をする必要がなく、様々なセキュリティチェックをクリアしているため外部への流出などの心配をする必要がありません。
100以上の外部サービスとも連携しているため、新規にツールを導入しても互換性が高くスムーズに導入することが可能です。
ツールを導入して業務を効率よく行おう
ここまで業務効率化ツールのメリット・導入の流れ・おすすめのツールを見てきましたがいかがだったでしょうか。
各企業によって抱えている問題・課題が違うので解決できるツールを導入するようにしましょう。
しっかりとした選定を行うことで、業務効率が上がり社員の生産性が向上することで、企業は次のステップに成長することができます。
