ビジネス英語メールでの謝罪方法!3つの謝罪表現の使い分けやフレーズも紹介

ビジネス英語メールでの謝罪方法!3つの謝罪表現の使い分けやフレーズも紹介-アイキャッチ

「仕事でミスをしたから謝罪したいけど、sorryしか思いつかない。」

「できるだけ丁寧に謝罪の言葉を伝えたいのだけど、表現方法が分からない。」

仕事において、ミスをしてしまうことや、顧客への謝罪対応、上司からの誘いを断るといった謝罪の場面は多いですよね。

しかし、どの状況でどのような謝罪表現を使うことが適切なのか分からない、という方も多いと思います。

実はメールで謝罪をする際に使える表現には、「sorry」以外にも「apologize」や「regret」があります。

また、それぞれどのような状況で使えるのか異なります。

そこで今回は主な3つの謝罪表現と、状況や場面に合わせた使い分け、覚えておくべきフレーズまで紹介します。

記事の後半では、謝罪メールの作成時に気をつけるべきポイントも解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

「sorry」は丁寧な謝罪ではない?

はてな 女性

ビジネスでの謝罪でも「sorry」を使う場面は非常に多いです。

しかし、「sorry」を使う際は、ちょっとしたミスの場合やあまり深刻ではない時なので、状況に応じて使い分ける必要があります。

「sorry」以外でもビジネスメールで使える謝罪を表す英語は、主に以下の2つがあります。

  • Sorry
  • Apologize
  • Regret

ではそれぞれの使えるシーンや使い方、違いについて説明するのでぜひ参考にしてみてください。

気軽に使える【sorry】

「sorry」はみなさんも知っているとおり、「すみません」「ごめんなさい」という意味で使うことができます。

よく「I’m sorry」と耳にすることが多いと思いますが、これは簡単な謝罪をする場面で使われます。

少しカジュアルな雰囲気も与えてしまうので、上司や重大なミスの際には使わないように気をつけましょう。

また「sorry」を使ってより丁寧に謝罪を伝えたい場合には、副詞を合わせることでビジネスシーンでも使いやすくなります。

「sorry」に合わせて使いたい副詞には以下のようなものがあります。

英語 日本語
Very とても
Truly 本当に
Terribly ものすごく
Really 本当に
So とても
Awfully 大変

より丁寧な謝罪の際や、申し訳なさを伝えたい際は、上記の副詞を利用して謝罪の言葉を強調するようにしましょう。

sorryの後に理由を付け加えることで丁寧さを増すことができる!

謝罪をする際は、「sorry」の一言だけでなくその後に続けて理由も伝えるようにしましょう。

理由が分かることで相手にも何が悪かったのか明確に伝えることができます。

「sorry」を使って理由を同時に伝えるには以下のようなフレーズを使いましょう。

英語 日本語
I am sorry for ~ing ~してしまい、申し訳ありません。
I am sorry about 名詞 〇〇について、申し訳なく思います。
I am sorry that 主語 動詞 〇〇の件、申し訳ありません。
I am sorry to 動詞 〇〇に対して、申し訳ないです。

上記のようなフレーズを使って、理由も一緒に謝罪しましょう。

しかし、「I am sorry to do」に関しては謝罪の意味だけでなく「気の毒に思う」といった同情の意味もあるので、使う場面には注意が必要です。

また、「I am sorry for」の後に名詞を続けることでも「〇〇に対して気の毒に思う」といった同情の意味になるので気をつけましょう。

sorryを使った例文を紹介!

では、実際に「sorry」を使った例文を紹介します。

副詞との組み合わせや、理由も伝えることのできる例文には以下のようなものがあります。

  • I am sorry about my mistake.
    「間違えてしまい、すみません。」
  • I am very sorry about the delay.
    「遅れてしまい本当に申し訳ありません。」
  • I am terribly sorry for causing you concern.
    「ご心配をおかけしてしまい、非常に申し訳ありません。」.
  • I am truly sorry that I forgot the meeting today.
    「本日のミーティングを忘れてしまっていたこと、非常に申し訳ございません。」
  • We are awfully sorry about the inconvenience.
    「迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。」

上記のように「sorry」でも副詞や理由をつけることで丁寧に謝罪することができます。

また気をつけたいこととして、ビジネスシーンでは省略した「I’m sorry」ではなく、「I am sorry」と表すことです。

また、会社として謝る際は、「I」ではなく「We」を使います。

「sorry」よりも丁寧に使える【apologize】

「apologize」も「sorry」と同様に「ごめんなさい」という意味を持つ謝罪英単語です。

しかし、「sorry」よりも丁寧な表現になるのでより謝罪を伝えたいときに使うようにしましょう。

「apologize」はカジュアルシーンでは基本的に使わず、メールや文章でよく使われます。

ちなみに、アメリカ英語では「apologize」、イギリス英語では「apologise」となります。

「apologize」も強調の副詞と組み合わせることで、より謝罪の気持ちを伝えることができます。

「apologize」に合わせて使いたい副詞には以下のようなものがあります。

英語 日本語
Sincerely 心から
Deeply 深く

また、「しなければならない」という意味の「must」を使うことでも、謝罪の責任感を伝えることができますよ。

sorryと同様に理由を付けて丁寧に謝罪しよう!

「apologize」も「sorry」と同様に、続けて理由も伝えることで、より丁寧な文章になります。

「apologize」はメールや文章で使うことが多いので、目で見て分かるように理由を記載しましょう。

「apologize」を使って理由を同時に伝えるには以下のようなフレーズを使いましょう。

英語 日本語
I apologize for the 〇〇に対して、申し訳ございません。
I apologize for ~ing 〇〇してしまい、申し訳ございません。
I do apologize for 〇〇について、大変申し訳ございません。
I apologize to 人 (人に対して) 申し訳ございません。

上記のようなフレーズを使うことで、理由も一緒に謝罪することができます。

ちなみに、「do apologize for」のように「do」をつけることで、謝罪を強調することができます。

そのため、「Sincerely」や「Deeply」のように本当に謝罪をしたいときに使うことがおすすめです。

apologizeを使った例文を紹介!

では、実際に「apologize」を使った例文を紹介します。

副詞との組み合わせや、理由も伝えることのできる例文には以下のようなものがあります。

  • I apologize for my mistake.
    「間違えてしまい、申し訳ございません。」
  • I sincerely apologize for the delay.
    「遅れてしまい、大変申し訳ございません。」
  • I deeply apologize for keeping you waiting.
    「お待たせしまして、深くお詫び申し上げます。」
  • We do apologize for any inconvenience caused.
    「ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。」
  • I apologize once again.
    「再度お詫び申し上げます。」

上記のフレーズを使って理由と共に謝罪をするようにしましょう。

ちなみに、「any inconvenience caused」は、「ご迷惑をおかけしてしまい」という意味で、「apologize」と一緒にメールでの謝罪で頻繁に使わるので、覚えておくと便利ですよ。

また、「sorry」と同様に、会社として謝る際は、「I」ではなく「We」を使うようにしましょう。

非常に丁寧な謝罪の場面で使える【regret】

「regret」は、「apologize」や「sorry」に比べて最も丁寧な謝罪表現として使うことができます。

そのため、カジュアルなシーンでは使わずフォーマルな場面でのみ使うようにしましょう。

また、「apologize」と同じく会話のシーンよりもメールや文章で謝罪する際に使われます。

「regret」だけでも十分に丁寧な謝罪になりますが、心から謝りたいときに一緒に使える副詞や熟語もあります。

「regret」に合わせて使いたい副詞や熟語には以下のようなものがあります。

英語 日本語
Deeply 深く
Very much 非常に
Sincerely 心から

「deeply」や「sincerely」は、「apologize」と同じように、謝罪の強調として使うことができます。

また、「very much」は「regret」の前に付けることで、非常に丁寧な謝罪ができるので、重大なミスをした際など、深刻な問題の時に使える表現です。

sorryやapologizeと同様に理由を付けることで丁寧に謝罪できる

「regret」を使った謝罪の際も、「apologize」や「sorry」と同様に理由も伝えましょう。

「regret」は「apologize」と同様にメールや文章で使うことが多いので、明確に理由を書くことが重要です。

「regret」を使って理由を同時に伝えるには以下のようなフレーズがあります。

英語 日本語
I regret 名詞 〇〇に対して、大変申し訳ございません。
I regret that 主語 動詞 〇〇の件、大変申し訳ございません。

上記で紹介したフレーズを使って、理由も伝えることで謝罪の気持ちをしっかり伝えることができますよ。

「I regret 名詞」は、丁寧な謝罪でよく使われるフレーズなので特に覚えておくと便利でしょう。

ちなみに、「regret」の意味は「後悔する」「残念に思う」などで、謝罪以外にも使われることがあります。

regretを使った例文を紹介!

では、実際に「regret」を使った例文を紹介します。

副詞との組み合わせや、理由も伝えることのできる例文には以下のようなものがあります。

  • I regret for my mistake.
    「間違えてしまい、大変申し訳ございません。」
  • I sincerely regret for the delay.
    「遅れたことについて、大変申し訳ございません。」
  • I deeply regret for the trouble.
    「問題について、深くお詫び申し上げます。」
  • We very much regret that our information sent to you was incorrect.
    「お送りした情報に誤りがあったこと、大変申し訳なく存じます。」

上記のフレーズを使うことで、理由と共に謝罪をすることができますよ。

「regret」を使った謝罪は、強い反省を伝えることができるので、使用する状況を見極めることが重要ですよ。

また、「regret」を使う際は会社として謝る場合も多いと思うので、「I」ではなく「We」を使うことを忘れないように注意しましょう。

ビジネス英語メールで謝罪をするシーンにはどんなものがあるの?

これまで、ビジネス英語メールで使える謝罪表現について紹介しましたが、実際どんな状況で謝罪が必要なのか分からない方もいると思います。

そこで、このトピックではビジネスでの謝罪シーンや、状況に合わせてどの謝罪表現を使えば良いのか詳しく紹介します。

ぜひ参考にしてみてください。

ビジネスにおける主な謝罪シーンには以下のようなパターンがあります。

  • 自分のミスに関して謝罪する場合
  • 誘いなどを断るための謝罪の場合
  • クレーム対応の謝罪の場合
  • 急な依頼をお願いする謝罪の場合

自分のミスに関して謝罪する場合

ビジネスにおける謝罪で頻繁にあることは、自分が何かしらのミスをしてしまうことです。

仕事においてミスをすることや、それによる謝罪は多いので、フレーズごと覚えておくと安心ですよ。

例えば、メールで資料を添付し忘れたことや、遅刻、メールの返信が遅れた、間違えた情報を共有したなどのミスには、以下のような謝罪表現がおすすめです。

  • I am sorry, I forgot the attachment.
    「申し訳ありません、資料の添付を忘れていました。」
  • I am terribly sorry for the late reply.
    「メールの返信が遅くなってしまい、本当に申し訳ありません。」
  • I am so sorry, but I will be a little late because my bus is late.
    「本当に申し訳ありませんが、バスが遅れているため少し遅刻しそうです。」
  • I apologize that I shared the wrong information.
    「誤った情報を共有してしまい、申し訳ございません。」

ミスの重大さによって、副詞を付けることや謝罪として使う単語を変えましょう。

誘いなどを断るための謝罪の場合

自分のミスではなく、誘われたことに対して断る場面も多いですよね。

仕事上の上司との付き合いは重要なので、断る際はもちろん謝罪の言葉が必要になってきます。

せっかくのお誘いを断るという場合に使える例文には以下のようなものがあります。

  • Unfortunately, I will not be able to attend the gathering due to a prior commitment.
    「残念ながら、先約があるため集まりには参加できません。」
  • I am deeply apologize that I could not participate.
    「参加することができず、大変申し訳ございません。」
  • I regret to inform you that I have to cancel the meeting today because I had a fever.
    「非常に申し訳ございませんが、熱が出てしまったため会議をキャンセルしなければならなくなりました。」

仕事に関する誘いを断る際は、「残念ながら」という意味で使える「Unfortunately」も非常に便利なので覚えておきましょう。

また、「先約」を意味する「prior commitment」も誘いを断る際によく使われる表現なので覚えておくことがおすすめです。

また、キャンセルをする際は素直に理由を伝えて謝罪するようにしましょう。

クレーム対応の謝罪の場合

クレーム対応の謝罪の場合は、より丁寧な謝罪表現が必要になります。

また基本的に会社による謝罪なので主語は「we」で書くことを忘れないように気をつけましょう。

クレーム対応の謝罪の場合は「apologize」や「regret」を使うことが多いです。

クレーム対応の謝罪に使える例文には以下のようなものがあります。

  • We very much regret that our information sent to you was incorrect.
    「お送りした情報に誤りがあったこと、大変申し訳なく存じます。」
  • We do apologize for any inconvenience caused.
    「ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。」

またクレーム対応の場合は、文頭に「ご連絡ありがとうございます。」といったお礼や、クレームに繋がった原因と対策も一緒に伝えることが必要です。

例えば以下のような例文も一緒に使うようにしましょう。

  • Thank you for contacting us.
    「ご連絡いただきありがとうございます。」
  • Thank you for your inquiry.
    「お問い合わせありがとうございます。」

急な依頼をお願いする謝罪の場合

仕事をしている上で、急な案件を任せなければならないときや、急に仕事ができるときもありますよね。

そんなときも、急になってしまうことに対して謝罪をする必要があります。

急な依頼に関する謝罪に使える例文には以下のようなものがあります。

  • I’m sorry for the short notice, but could you ~
    「急な連絡になってしまい申し訳ございませんが、~していただけますでしょうか。」
  • We are sorry for asking you to do this on such a short time.
    「急なお願いになってしまい申し訳ございません。」
  • I deeply apologize for the sudden request.
    「急な依頼で本当に申し訳ございません。」

「I’m sorry for the short notice」は、ビジネス英語でもよく使われるフレーズなので、そのまま覚えておきましょう。

また、急な依頼をする場合は、詳細な内容や日時も明確に伝えることが大切ですよ。

謝罪の英語と一緒に使えるフレーズを紹介!

このトピックでは謝罪する場面で一緒に使える、覚えておくと便利なフレーズを紹介します。

状況や相手によって使い分けて、丁寧な謝罪文を作るように意識しましょう。

  • The problem was caused by 〇〇.
    「〇〇により問題が生じた。」
  • We understand that we have full responsibility for
    「責任があると理解しています。」
  • I will take immediate action.
    「すぐに対応いたします。」
  • To ensure it will not happen again.
    「もう一度繰り返すことがないように気をつけます。」
  • My fault
    「私のミスです。」
  • Please forgive me for
    「お許しください」
  • Thank you very much for your understanding.
    「ご理解いただきますようお願いします。」

ビジネスシーンで謝罪することは多いと思いますが、上記のような一言を付け加えることでより反省を伝えることができます。

謝罪文は短く完結よりも、長く作ることで、謝罪の原因や対策、姿勢を表すことができますよ。

謝罪の際に一緒に使える単語を紹介!

では、謝罪する場面でよく使われる単語について紹介します。

ぜひ覚えておきましょう。

英語 日本語
Immediately 直ちに
Inconvenience 不便
Carelessness 不注意
Issue 問題
Contact 連絡
Delay 遅れる

上記の単語は、謝罪する際に一緒に使うことが多いです。

覚えておくことで謝罪表現の幅も広がるので、いざという時に役に立ちますよ。

ビジネス英語メールで謝罪する際に気をつけるポイントを解説!

紹介

ビジネスにおいてトラブルはよくあることなので、謝罪する場面も多いでしょう。

そこでメールで謝罪する際に気をつけるべきポイントについて以下のポイントを解説します。

メールを作成する前に一度チェックをしておきましょう。

  • 謝罪は件名ではなく本文で伝える
  • 連絡に対するお礼の言葉も忘れないようにする
  • 謝罪の原因や理由と対策を詳細に伝える
  • 自分のミスであれば正直に話してごまかさない
  • 相手に不利益が生じた場合は今後の対処を説明する
  • 相手に必要な情報を全て伝える
  • 今後について繰り返さないことを約束する
  • 改めて謝罪の言葉を伝える

上記の項目を意識して謝罪メールを作成すると、丁寧な謝罪文として相手に受け取ってもらうことができます。

状況や相手に応じて使う表現を見極めよう!

これまであらゆる謝罪表現を紹介しましたが、相手や原因によって使い分けることが重要です。

相手にとって深刻な問題にも関わらず、「sorry」のみであれば軽い謝罪だと思われてしまうことがあります。

反対に、ちょっとしたミスに対して丁寧な謝罪をしすぎても少し不自然になってしまいますね。

メールの読みやすさや誤字脱字にも気をつけて、適切な謝罪表現を使いましょう。

以下の記事では、ビジネス英語メールの流れや書き出しについて詳しく解説しています。

気になる方はぜひ参考にしてみてください。

ビジネス英語メールの書き出しを紹介!使えるフレーズや使い分けも解説

上記の記事を参考にして、謝罪文を当てはめてみましょう。

まとめ

いかがでしたか?

今回紹介した、ビジネス英語メールで使える謝罪表現は以下の3つです。

  • Sorry
  • Apologize
  • Regret

それぞれ丁寧さやフォーマルさに違いがあるので、使う場面を見極めることが大切です。

謝罪をする際は、相手に反省の気持ちが伝わるように丁寧な文章を作成するようにしましょう。

状況に応じて、原因や対策も明確にすることで誠意も伝えることが可能です。

ビジネスにおいてミスはつきものですが、その後の対応が重要なので、この記事を参考に適切な謝罪メールを作りましょう。

以下の記事では、ビジネス英語を学べるオンライン英会話を紹介しているので、気になる方はぜひ一度チェックしてみてください。

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